У вас много обязанностей. Много непрерывной работы. Вы часто испытываете стресс? Работа не заканчивается, и вы ощущаете острую нехватку времени? Получается, что не вы управляете временем, а время – вами?
Для того чтобы такого не допустить, нужна правильная организация времени. Это – эффективный способ снизить ваш уровень стресса, а также увеличить вашу продуктивность как на работе, так и дома.
Для приобретения навыков тайм-менеджмента требуется время. Для каждого человека нужен индивидуальный подход. В статье представлены рекомендации, как улучшить навыки управления временем и повысить продуктивность.
Расставляйте приоритеты
Перед тем, как вы начинаете свой день, составляйтесь список наиболее значимых задач, которые требуют безотлагательного выполнения. Несущественные дела всегда отнимают много времени. Часто мы тратим больше энергии на выполнение простых поручений, поскольку они не вызывают состояние стресса.
Однако для вашей общей производительности решающее значение имеет именно выполнение срочных дел. Расставляйте приоритеты в выполнении поручений. Так вы сможете лучше сосредоточиться и быстрее выполнить ваши дела.
Расписывайте свой день
Желательно, чтобы у вас под рукой был блокнот. Поразмышляйте над тем, какие задачи вам требуется выполнить. Перед началом дня составьте список дел, расставьте задания по приоритетам. Сосредоточьтесь на главном. Если у вас есть важная и большая задача, то сделайте её единственной в списке. Остальное вы можете перенести на следующий день. В блокноте вы можете расчертить три колонки и озаглавить каждую колонку следующим образом: дела, касающиеся работы, домашние дела, личные дела.
Делегируйте поручения
Очень часто мы берем на себя больше, чем мы способны выполнить. Это приводит к увеличению уровня стресса и эмоциональному выгоранию. Делегирование задач не означает, что вы убегаете от ответственности и своих обязанностей. Вы учитесь правильному управлению своими задачами. Рекомендуем подробнее научиться искусству делегирования задач своим коллегам или подчиненным. Как только вы научитесь передавать обязанности, у вас появится дополнительное время, которое вы сможете посвятить какому-нибудь делу. Ваши сотрудники или подчиненные почувствуют себя неотъемлемой частью рабочего процесса.
Преодолейте откладывание дел на потом
Откладывание дел на потом, или прокрастинация (от англ. Procrastination) негативно влияет на продуктивность. Она приводит к потере времени и энергии. Откладывание дел на потом может стать серьезной проблемой как в вашей работе, так и личной жизни. Многим людям сложно преодолеть это состояние. Наверное, так происходит чуть ли не с каждым из нас. Согласитесь, легче отложить какое-либо дело и не думать о нем. Ну, сделаю завтра. Когда наступает «завтра», мы повторяем то же самое. Так откладывание какого-либо дела может затянуться на дни, недели и месяцы. Мы склонны откладывать дела на потом.
Попробуйте разбить сложную задачу на более простые и сделать их в течение дня. Маленькими шагами вы выполните более сложную задачу и со временем преодолеете чувство прокрастинации. Как говорится, “Never put off till tomorrow that you can be done today” (Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня).
Начинайте день раньше других
Многие успешные люди начинают свой день раньше всех. У них – большое преимущество перед другими людьми. Они могут посидеть, подумать и спланировать свой день должным образом.
Когда вы рано встаете, вы более креативны, спокойны. Вы ясно мыслите. С течением дня мы становимся менее энергичными. Что, в свою очередь, влияет на продуктивность, мотивацию и концентрацию. Многим из нас свойственно ложиться позже. Как только звенит будильник, мы отключаем его и спим еще 10 минут. Проходит 10 минут, и мы с трудом просыпаемся. Рекомендуется ложиться вовремя во избежание такого состояния.
Если вы не жаворонок, то попробуйте проснуться на тридцать минут раньше обычного. Вы удивитесь тому, что за это время можно сделать очень много. Используйте это время для зарядки, приготовления полезного завтрака. Такой распорядок дня точно повысит вашу продуктивность в течение всего дня.
Научитесь отказывать людям
Если вы считаете, что уже перегружены работой, то вежливо откажитесь от дополнительных заданий. Прежде чем приступить к дополнительной работе, посмотрите на свой список дел.
Мы часто беспокоимся о том, что из-за отказа другие люди подумают, что вы – эгоист. Но правда в том, что отказ от лишней работы – один из лучших способов позаботиться о себе и своем времени. Когда вы научитесь говорить «нет», вы осознаете, что у вас будет больше энергии. Вы сможете потратить время на важные вещи, что в конечном итоге оценят окружающие.
Справляйтесь со стрессом разумно
Часто мы испытываем стресс, когда берем на себя больше, чем способны выполнить. Вследствие этого наш организм чувствует усталость. Мы становимся менее продуктивными.
Как правило, стресс проявляется по-разному. Что может помочь справиться со стрессом в этом случае?
- Медитация или йога;
- Пешие прогулки;
- Общение с друзьями;
- Любимое хобби;
- Прослушивание песен;
- Тренировка.
Найдите тот способ, который будет работать именно для вас. Если же у вас крайне ограничено время, то попробуйте выполнить дыхательные упражнения. Их несложно выполнить. Дыхательная гимнастика снижает уровень стресса в организме.
Устанавливайте сроки
У вас есть определенная задача. Установите срок выполнения задачи и придерживайтесь его. Желательно, чтобы вы могли наглядно смотреть дату выполнения задания. Так вы сможете лучше сконцентрироваться и сосредоточиться на выполнении задачи. Как только вы решите её, не забудьте вознаградить себя.
Не забывайте о перерывах
Когда вы испытываете усталость, то делайте небольшие паузы на 10-15 минут. Повышенный уровень стресса может негативно повлиять на ваше тело, что отразится на общей продуктивности.
Установите график перерывов. Это поможет вам расслабиться. После отдыха вы начнете работать с большей энергией. Если вы знаете, что скоро начнется время перерыва, то вы преодолеете чувство скуки. Для выполнения задач у вас появится дополнительная мотивация.
Не забывайте о пеших прогулках, прослушивании музыки и небольшой зарядки. Лучше всего на время перерыва провести время с семьей или друзьями.
Не отвлекайтесь
Мы живем во время триумфа технологий, гаджетов и других полезных приспособлений. Нередко, когда мы выполняем какую-либо работу, мы начинаем отвлекаться на телефон, на многочисленные сообщения в вайбере и whats’up. Что уже говорить о проверке новостей социальных сетей: инстаграмма, вконтакте, ютюба и так далее. Чтобы добиться продуктивного выполнения задания, старайтесь как можно меньше отвлекаться на смартфоне. Если вы любите проверять новости друзей, установите определенно время, когда вы сможете зайти и все проверить. Это поможет вам лучше концентрироваться. Как говорится, делу – время, а потехе – час.
Чтобы научиться управлять временем, нужно расставлять приоритеты и правильно организовывать свою деятельность. Используйте рекомендации, указанные в статье. Через несколько недель посмотрите, изменился ли ваш распорядок дня. Скорее всего, вы будете удивлены тем, что у вас появилось намного больше свободного времени. Успехов и удачи!
